Áður en farið er af stað í að skoða bókhaldsmál er gott að ákveða hvernig félagið ætlar að bóka greiðslur sem berast frá Sportabler. Í Sportabler er hægt að vera með marga reikninga. Þess vegna væri mjög auðvelt fyrir félag sem bóka eftir mismunandi deildum að vera með sér reikning fyrir hverja deild.
Þá er hægt að fá inn tekjur fyrir hverja starfsemi fyrir sig inn á nokkra reikninga og vera með góða yfirsýn yfir stöðuna í heimabankanum.
Fyrir utan hvað það auðveldar vinnuna fyrir bókarann að taka út gögn fyrir hverja starfsemi fyrir sig.

Vinsamlegast hafið samband við okkur í Sportabler þar sem við getum hjálpað ykkur og leiðbeint ykkur að setja upp marga reikninga.


Taka út gögn fyrir bókhald

1. Opna verður Sportabler admin megin.

Til að hoppa á milli þjálfara sýnar og admin kerfisins þarf að ýta á „Skipta um sýn“ efst í vinstra horninu.

2. Þá er hægt að smella á ,,Greiðslur í vinstri valmyndinni.

 

Þá opnast þessi síða með öllum reikningum sem hafa verið greiddir í félaginu í þessari viku.


Á þessari síðu er hægt að finna alla reikninga og sjá ýmsar upplýsingar um þá áður en þeir eru sóttir í excel

1. Leita eftir Reikningum eða færslum

Þegar notandi greiðir í Sportabler þá verður til reikningur. Það er líka hægt að forskrá notendur og þá verður til reikningur í bið þangað til að þeir borga.
Hver reikningur á síðan margar færslur eftir því hvernig var greitt inná reikninginn.
Dæmi um reikning væri þegar foreldri greiðir fyrir æfingargjöld með korti, frístundastyrk og systkinaafslætti. Þá verður til reikningur með 3 færslum, ein færsla fyrir hverja tengund af greiðslu.Til dæmis ef mig vantar að vita hversu mikið var greitt með frístundastyrk þá leita ég eftir færslum eða ef mig vantar heildar upphæðina á öllum reikningum þá leita ég eftir reikningum.

2Leita eftir dagsetningu

Hérna er hægt að velja ákveðin tímabil, eftir því hvenær reikningur/færslan var stofnuð eða eftir dagsetningunum. 

3. Leita eftir ýmsum kröfum

Reikningur viðtakanda: Listi yfir alla virka reikninga í félaginu

Íþrótt: Listi yfir allar virkar íþróttir/deildir í félaginu

Notandi: Hérna er hægt að leita eftir ákveðnum notanda
Staða: Allir reikningar hafa stöðu og hérna er hægt að leita eftir stöðu

  • Greitt - Búið er að greiða reikninginn

  • Í bið - En verið að bíða eftir greiðslu frá notanda

  • Bakfært - Reikningur hefur verið bakfærður

  • Bakfærslu óskað - Forráðamaður eða iðkandi hefur óskað eftir endurgreiðslu eða ekki er hægt að endurgreiða allan reikninginn sjálfvirkt eins og til dæmis ef hluti af reikningnum var greiddur með frístundastyrk

  • Greiðsludreifing - Reikningur er í greiðsludreifingu

  • Skuldfærsla mistókst - Ein af færslunum í greiðslu dreifingunni mistókst

4. Neðst er tafla yfir þá reikninga sem mæta leitarkröfunum.

5. Þegar búið er finna þá reikninga sem vantar þá er annað hvort hægt að sækja Reikningalista eða Færslulista fyrir þessa reikninga. 

Í reikningalistanum fá allir reikningar sér línu. 

Í færslulistanum fá allar færslur í reikning sína línu.

Það er gert með því að opna “Annað” og velja annað hvort “Hlaða niður reikningalista” eða “Hlaða niður færslulista”


Ef mig vantar alla reikninga í Fótboltanum sem eru greiddir eða eru í greiðsludreifingu í síðasta mánuði. Þá get ég fundið þá með því að velja fyrst “Síðasti mánuður”, síðan vel ég Fótbolti undir Íþrótt og að lokum “Greitt” og “Greiðsludreifing” í Stöðu.

Eins og í þessu skjáskoti.



Eftir að búið er að smella á Hlaða niður reikningalista. Þá verður til excel skjal sem ætti að lýta einhvern vegin svona út

(sjá neðangreint dæmi)


Það er rosalega stórt og mikið af dálkum í því

Það skiptist í þrennt

Upplýsingar um iðkanda – dálkar A til  F

Upplýsingar um greiðslu – dálkar G til AH

Upplýsingar um skráða forráðamenn – dálkar AI til AW (eða lengra ef einhver er með marga forráðamenn)


Upplýsingar um dálka 

Dálkarnir sem við munum skoða mest eru þeir sem innihalda upplýsingar um greiðslur, Hérna eru stuttar lýsingar á þeim:

G:        Sport                                       Í hvaða íþrótt/deild reikningur var greiddur

H:        Flokkur                               Í hvaða flokk reikningur var greiddur

I:          Service name                          Fyrir hvaða þjónustu reikningur var greiddur

J:          Option name                           Hvaða valmöguleika var greitt fyrir

K:         AccountingID                          Hvaða bókhaldslykill var skráður á þjónustuna

L:         Reikningur #                            Númer reiknings

M:        Staða                           Greiðslustaða (Borgað, Split, Í bið, Bakfært)

N:        Stofnað                                   Dagsetningin þegar reikningur var stofnaður

O:        Last updated                           Dagsetningin þegar reikningur var síðast uppfærður

P:         Final payment                         Dagsetningin þegar síðasta greiðsla barst

Q:        Heildar upphæð                      Heilda upphæð reikningsins

R:         Samtals borgað                       Hvað er búið að borga inná reikninginn

S:         Municipality                            Hvað var notaður mikill frístundastyrkur

T:         Discounts                                Hvað var mikill afsláttur

U:        Total Cash transactions     Hvað starfsmaður skráði mikla greiðslu með peningum

V:         Total Credit transactions        Hvað starfsmaður skráði mikla greiðslu með inneign

W:       Outstanding Amount              Hversu mikið er ógreitt

X:         Number of Splits                     Hversu oft reiknignum var skipt

Y:         Number of splits payed          Hvað er búið að greiða margar skiptingar

Z:         Number of splits left               Hvað á eftir að greiða margar skiptingar

AA:      Paid amount net of transaction fees  Hversu mikið hefur verið greitt mínus þóknun

AB:      Total amount net of transaction fees Hversu mikið var greitt með korti mínus þóknun


Nánari lýsingar á öðrum dálkum er aftast í skjalinu.


Pivot tafla og að pivota gögnin

Auðveldasta leiðin til að vinna gögnin í Excel er að setja þau upp í Pivot töflu.

Til að búa til Pivot töflu fyrir gögnin er öll taflan valin.
Síðan er farið í „Insert“->“Pivot table“


 

Þá þarf að passa að öll taflan sé valin og að pivot taflan sé stofnuð í nýju Worksheet’i

Þá verður til tóm pivot tafla eins og þessi hérna fyrir neðan.


Við fyllum inní þessa pivot töflu með því að haka í þá dálka sem við viljum nota í listanum hægra megin (1). Síðan eru gögnin sett í Rows (2) og Values (3) til að búa til töfluna sem við viljum.


Mismunandi leiðir til að taka út gögn í pivot töfluna

Hérna eru nokkur dæmi um hvernig er hægt að pivota gögnin sem eru sótt úr Sportabler


Mismunandi dæmi hvernig félög bóka gögn úr Sportabler


“Öldu leiðin” - Taka út heildar upphæðir eftir deildum 

Stórt félag á Íslandi bókar þetta eftirfarandi::


1.Skref: Heildarupphæðin af væntum greiðslum er bókað fyrir hvern mánuð. Það er ekki parað saman við greiðslur frá færsluhirði fyrr en í skrefi 2. (Vænt æfingagjöld). 


2:Skref: Greiðslur frá færsluhirði eru stemmdar af við skref 1 seinna meir. 


Til að taka út heildar upphæðina sem félagið getur átt von á að fá greitt frá Korta


Ég hakaði í Sport, Staða, Heildar upphæð, Municipality, Discounts, Total Cash transactions, Total credit transactions,

Það skilaði þessari töflu, sem er ekki alveg rétt

Núna þarf að gera nokkrar breytingar á gögnunum sem við erum með í values

Sport: Færa yfir í Row

Staða: Færa yfir í Row

Það gefur okkur þessa töflu:


Excel giskaði fyrir okkur að við vildum sjá count af þessum dálkum enn ekki samtals upphæðina. Við þurfum að breyta því.

Þannig að við hægri smellum á hlutina í values og förum í field settings

Velja síðan „Sum“ og Ok

 

Þegar búið er að gera þetta við öll gildin þá lýtur taflan svona út

Þá erum við búin að flokka alla greiðslur í Ágúst eftir deildum, týpum og leggja þær saman



3. Frekari greining eftir deildum

Ef við skoðum betur Fótboltann þá er hægt að sækja eftirfarandi tölur um Fótboltann


Ljósgrænu línurnar sína samtölur fyrir dálkana

1: Hver og einn reikningur hefur stöðu. Í þessari deild eru 3 týpur af reikningum, Bakfært, Borgað og Í bið. 

2: Samtals heildar upphæðin sem er áætlað að verði borguð. Hérna er því hægt að bóka 218.142,9 kr sem áætlaðar tekjur. Búið er að greiða 50342,9 kr og ennþá er von á 157000 kr frá þeim sem eru í bið en það eru reikningar sem hafa verið stofnaðir og á ennþá eftir að greiða í Sportabler.
Reikningar sem hafa stöðuna Bakfært voru bakfærðar eftir að búið var að greiða og því er hægt að bóka það fyrst sem tekjur og síðan sem endurgreiðslu

3: Samtals væntanlegur frístundastyrkur, sem er síðan stemmdur af síðar þegar greiðslan berst frá sveitarfélögum

4: Samtals allur afsláttur sem var veittur

5: Samtals hversu mikið starfsmenn skráðu sem peninga greiðslur

6: Samtals hveru mikið starfsmenn skráðu inneignar greiðslur


Þá er hægt að bóka þessar upphæðir fyrir hverja deild félagsins


Taka út heildar upphæðina fyrir allt félagið


Ef það er óþarfi að taka út gögn fyrir hverja deild þá er hægt að fylgja skrefunum hérna að ofan og sleppa því að setja “Sport” í Row dálkinn.

Þá lítur taflan svona út


Síðan er heildar upphæðin frá Korta bókuð seinna til að stemma af þessar upphæðir


Þá veljum við “Sport” og “Paid amount net of transaction fees” í field name

Sport til að geta flokkað reikninga eftir deildum og “Paid amount net of transaction fees” til að sýna upphæðina sem hver deild fær í greiðslu frá Korta.

Þá birtast þessir valmöguleikar í Values dálkinum.
Við færum þá Sport yfir í Rows til að búa til þessa töflu


Hérna má sjá hvað hver deild fékk inn mikið frá 1. Ágúst til 31. ágúst í Sportabler.

Þessi upphæð ætti að vera sú sama og koma inn frá Korta og deilist á þessar 3 deildir, samtals 220.466.

Fimleikar - 53.997 kr

Fótbolti - 98.404 kr 

Körfubolti - 68.065 kr

Ef framkvæmdar voru einhverjar bakfærslur á þessu tímabili þá sýna þær núna 0 kr í “Paid amount net of transaction fees” dálkinum. Því þarf núna handvirkt að reikna út færslugjaldið. Í næstu útgáfu mun færslugjaldið sjást í þeirri línu


Færsla inn í bókhaldskerfi

Hérna skiptir máli hvernig félagið er að bóka og þetta eru aðeins nokkur dæmi sem við höfum fengið frá félögunum sem eru að nota Sportabler.


Dæmi Tok

Með því að nota leiðbeiningarnar um hvernig er hægt að taka út fyrir hverja deild, heildar upphæðina, frístundastyrkinn og afslætti. Þá er hægt að bóka í TOK eftir biðlyklum

Þá er bókað inná eftirfarandi lykla


Bókhaldslykill

Nafn

Tegund

Upphæð

123

Fótbolti - Heildar upphæð

Kredit

200.000 kr

321

Fóbolti - Frístundastyrkur

Debit

100.000 kr

14

Biðlykill

Debit

300.000 kr


Síðan eru greiðslurnar frá Korta bókaðar í kredit á biðlykilinn á móti debit upphæðinni að ofan


Bókhaldslykill

Nafn

Tegund

Upphæð

441

Korta - Inn

Debit

200.000 kr

14

Biðlykill

Kredit

200.000 kr


Síðan eru greiðslurnar frá Sveitarfélögunum fyrir Frístundastyrkinn bókaðar eins og greiðslurnar frá Korta á sinn lykil 

Bókhaldslykill

Nafn

Tegund

Upphæð

551

Frístundastykur - Inn

Debit

100.000 kr

14

Biðlykill

Kredit

100.000 kr


Þá ætti allt að stemma og biðlykilinn endar í 0.

Þetta er bara dæmi um hvernig væri hægt að bóka eftir gögnunum úr Sportabler í TOK


Dæmi DK


Afstemmning við þjónustuvef Korta


Flest félög halda bókhald fyrir hverja deild. Korta býður uppá bókhaldstengingar fyrir öll helstu bókhaldsforrit. Til að nýta það er hægt að setja upp reikning fyrir hverja deild í Sportabler og hjá Korta. Tengja síðan reikninginn við bókhaldið hjá Korta.

Þá bókast greiðslurnar frá Korta inn á réttar deildir sjálfkrafa.

Stemma uppgjör frá Korta við Gögn úr Sportabler

Þegar er verið að bera saman tölur úr Sportabler við uppgjörið frá Korta þá þarf að passa að Korta leggur stundum saman færslugjöld innan sama dags.
Eins og má sjá hér á þessu yfirliti fyrir 23. júlí til 25. Júlí.

Hérna eru færslur bæði frá Visa og Mastercard merkt með VI og MC í tilvísunarnúmerinu.
Visa greiðslurnar frá 24. Júlí hefur verið skipt í tvennt.
Fyrst eru tveir reikningar fyrir 25.440 og síðan einn reikningur fyrir 12.720. Færslugjöldin eru hinsvegar öll reiknuð af 25.440 kr upphæðinni eða 951 kr. w
Þetta getur verið ástæðan fyrir því ef verið er að skoða einstaka reikninga í yfirlitinu og færslugjöldin passa ekki við þá upphæð.



Inná nýjum vef my.korta.is er hægt að sækja reikninga eftir tímabilum í excel skjali. Töluvert einfaldara er að bera það saman við reikningana í Sportabler en pdf-yfirlitið.
Nýi vefurinn er ennþá í vinnslu og því þarf að hafa samband við Korta til að fá aðgang að honum.


ATH vegna afstemmingar: Tímabil uppgjörs hefur áhrif á hvenær fjárhæðir berast 

Vegna þess að tímabilin hjá Korta eru frá 22. - 21. Hvers mánaðar þarf að passa að reikningar sem greiðast í kringum 21. geta endað í næsta tímabili. Það getur líka tekið Korta nokkra daga að vinna úr greiðslunum sem veldur því að reikningur greiddur 20. birtist sem greiddur 22. hjá Korta. Hafa verður þetta í huga þegar verið er að vinna með einstaka tímabil frá Korta.

Nokkur vandamál þegar verið er að stemma af upphæðina sem kom frá Korta við reikningana í Sportabler

Kostnaður á bakvið bakfærslur fyrir júlí 2020

Núna sýnum við hvað það kostaði félagið að bakfæra reikninginn. Sumir af eldri reikningum sem voru bakfærðir fyrir júlí 2020 sýna 0 kr í AA dálknum. Okkur yfirsást þetta þegar við settum bakfærslurnar fyrst í loftið sem veldur því að gamlar bakfærslur sýna ekki kostnaðinn eins og bakfærslur sem eru gerðar í dag sýna.

Reikningur var greiddur og bakfærður áður en hann var stofnaður hjá Korta

Korta býr til bunka fyrir hvern dag. Hver bunki er eftir klukkan rúmlega 21:00 einn daginn og fyrir klukkan rúmlega 21:00 daginn eftir.
Ef reikningur er greiddur og bakfærður milli bunka. Þá er reikningnum hent í kerfum Korta áður en hann berst til félagsins. Því er enginn kostnaður við færsluna og enginn þarf að greiða kostnaðinn.

Í dag höfum við í Sportabler enga leið til að vita hvort reikningnum hafi verið hent áður en hann var stofnaður og því getur orðið misræmi þarna á milli.

Við sýnum kostnaðinn fyrir bakfærsluna en reikningurinn finnst ekki hjá Korta þar sem hann var ekki stofnaður hjá Korta.

Þetta verður lagað í næstu uppfærslu.


Reikningur var 100% greiddur með credit, pening eða afslætti

Sumir reikningar sem eru að fullu greiddir með credit, pening eða afslætti. Eiga það til að sýna færslugjaldið í AA dálkinum. 

Þetta verður lagað í næstu uppfærslu.


Skýra endurgreiðslur: hvernig það virkar




Í vinnslu

“Mánaleiðin” -  Bóka upphæðina sem kom inn frá Korta á viðeigandi deildir


Lýsing: Í hverjum mánuði greiðir Korta upphæðir inn á reikninga félagsins og það þarf að bóka þær upphæðir í bókhaldið. Í Sportabler er hægt að sækja alla reikninga fyrir ákveðin reikning og tímabil og bera saman við upphæðina sem Korta millifærði á félagið. Félagið getur þá deilt upphæðinni sem kom frá Korta á deildir og haldið utan um upphæðina í bókhaldinu.


Skref.

  1. Bókari sækir reikninga úr Sportabler (sjá skref xx að ofan)

  2. Bera saman kvittanir við Korta (mun ekki passa saman nákvæmlega)

Kostir / Gallar:


Kostir


Gallar

  • Tímabilið hjá Korta er frá 22. - 21. hvers mánaðar. Upphæðin frá Korta



Ábendingar/ Mikilvægt að vita: 

  • Með því að bóka langt tímabil í einu þá má búast við minna misræmi sem hlýst af því að uppgjörstímabil er annað og endurgreiðslum. 

  • AA dálkurinn skiptir mestu máli