Bókhaldsfærslur í Sportabler, 


Neðangreind aðferðafræði er til þess að hægt sé að bóka niður færslur á bókhaldslykil. Þetta er nokkuð ítarleg aðferðafræði sem er hugsuð sem milliskref þar til frekari stuðningur/sjálvirkni er komin í kerfið okkar. Sé ekki þörf á þessari ítarlegu aðferðafræði, þá má einnig bara hlaða niður reikningalista og færslulista og handbóka eftir þeim. 

 

Ítarleg aðferðafræði hefst hér


Við höfum útbúið Excel skjal til að auðvelda bókanir út úr kerfinu yfir í bókhaldskerfi, þessi aðferð til að bóka færslur er hugsuð sem milliskref þar til frekari stuðningur (sjálvirkni) er komin í kerfið okkar.


Hér má nálgast skjalið


Skjalið heitir Abler_accounting_template.xlsx og má alls ekki eiga við dálka sem eru með gulan bakgrunn, né flipann DO NOT DELETE, en hann þarf að vera í skjalinu.


Uppsetning

  1. Flipinn Accouting setup eru stofnupplýsingar fyrir bókhaldslykil félagsins (Accounting keys), og þarf að setja þarna inn þá lykla sem notaðir eru af Sportabler.  Skrá lykil í dálk I og bókunarflokkinn í dálk J.  Þetta þarf aðeins að gera í fyrsta skiptið sem skjalið er notað.
  2. Í þessum flipa eru einnig vörpunarreglur fyrir reikninga (Invoice) og greiðslur (Transactions).
    1. Invoices - Tekjuflokkar.  Skrá þarf Deild (Sport) í dálk B og Þjónustu (Service name) í dálk C, og síðan er valinn bókunarflokkur úr bókhaldslykli og skráður í dálk D.   Þegar ný þjónusta, t.d. námskeið er stofnað, þarf að búa til línu hér undir.
    2. Transactions – Greiðslumáti.  Skrá þarf bókunarflokk úr bókhaldslykli í dálk G fyrir alla greiðslumöguleika sem notaðir eru í kerfinu.  Þetta ætti aðeins að þurfa að gera í fyrsta skipti sem skjalið er notað.


Taka út gögn fyrir bókhald


1. Opna verður Sportabler admin megin.

Til að hoppa á milli þjálfara sýnar og admin kerfisins þarf að ýta á „Skipta um sýn“ efst í vinstra horninu.


2. Þá er hægt að smella á ,,Greiðslur í vinstri valmyndinni.

 

Þá opnast þessi síða með öllum reikningum sem hafa verið greiddir í félaginu í þessari viku.
 



Á þessari síðu er hægt að finna alla reikninga og sjá ýmsar upplýsingar um þá áður en þeir eru sóttir í excel
 

1-2:  Leita eftir Reikningum eða Færslum

Þegar notandi greiðir í Sportabler þá verður til reikningur. Það er líka hægt að forskrá notendur og þá verður til reikningur í bið þangað til að þeir borga.
Hver reikningur á síðan margar færslur eftir því hvernig var greitt inná reikninginn.
 Dæmi um reikning væri þegar foreldri greiðir fyrir æfingargjöld með korti, frístundastyrk og systkinaafslætti. Þá verður til reikningur með 3 færslum, ein færsla fyrir hverja tengund af greiðslu.Til dæmis ef mig vantar að vita hversu mikið var greitt með frístundastyrk þá leita ég eftir færslum eða ef mig vantar heildar upphæðina á öllum reikningum þá leita ég eftir reikningum.

3. Leita eftir dagsetningu

Hérna er hægt að velja ákveðin tímabil, eftir því hvenær reikningur/færslan var stofnuð eða eftir dagsetningunum. 

4-5. Leita eftir ýmsum kröfum með Síu

Reikningur viðtakanda: Listi yfir alla virka reikninga í félaginu

Íþrótt: Listi yfir allar virkar íþróttir/deildir í félaginu

Notandi: Hérna er hægt að leita eftir ákveðnum notanda
Staða: Allir reikningar hafa stöðu og hérna er hægt að leita eftir stöðu

  • Greitt - Búið er að greiða reikninginn
  • Í bið - En verið að bíða eftir greiðslu frá notanda
  • Bakfært - Reikningur hefur verið bakfærður
  • Bakfærslu óskað - Forráðamaður eða iðkandi hefur óskað eftir endurgreiðslu eða ekki er hægt að endurgreiða allan reikninginn sjálfvirkt eins og til dæmis ef hluti af reikningnum var greiddur með frístundastyrk
  • Greiðsludreifing - Reikningur er í greiðsludreifingu
  • Skuldfærsla mistókst - Ein af færslunum í greiðslu dreifingunni mistókst


Velja "Leita" Neðst er tafla yfir þá reikninga sem mæta leitarkröfunum.


6. Þegar búið er finna þá reikninga sem vantar þá skal að sækja Reikningalista og Færslulista fyrir þessa reikninga undir "Annað" 


ATH:  í sumum tilfellum þarf að velja Síuna aftur til þess að hún lokist svo að "Annað" listinn komi í ljós




Í reikningalistanum fá allir reikningar sér línu. 

Í færslulistanum fá allar færslur í reikning sína línu.

Það er gert með því að opna “Annað” og velja annað hvort “Hlaða niður reikningalista” og “Hlaða niður færslulista”

 

Þegar skjölunum hefur verið niðurhalið skal fyrst velja allar færslur úr Reikningaskjalinu og afrita yfir í flipann Invoices, því næst eru allar færslur úr Færsluskjalinu afritaðar yfir í flipann Transactions.  Ef gögn eru fyrir í þessum flipum, s.s. frá síðastu bókun skal þeim fyrst eytt.  Afrita skal gögn í efst til vinstri í skjalið, þ.e. vera með dálk A1 valinn, í báðum þessum flipum.


Þegar gögn eru kominn i skjalið:

Farið í flipann Accounting entries, en þar er pivot tafla sem þarf að velja og hægri smella yfir, og velja þar Refresh.  Þá verða til bókhaldsfærslur fyrir valið tímabil.