Hér eru ýmsar hagnýtar upplýsingar sem snúa að bókhaldsmálum í Sportabler. 

 

Efnisyfirlit 

  1. Hvar nálgast ég greiðslu- og bókhaldsupplýsingar

    1. Hvernig tek ég út skýrslur um reikninga, færslu og vænt fjárstreymi

  2. Bóka færslur - Aðferðafræði með því að nota Sportabler excel sniðmát

  3. Uppgjör á kortum og greiðsluseðlum

    1. Almennur uppgjörstími

    2. Aðgangur að þjónustuvef færsluhirðis

    3. Innheimta

    4. Uppgjör á greiðsluseðlum frá GMÍ

 

Tengt efni:

 

 

1. Hvar nálgast ég reikninga- og greiðsluupplýsingar úr Sportabler

Hægt er að velja tímabil og skoða alla reikninga sem gefnir hafa verið út og undirliggjandi færslur. Hægt er að skoða eftir tímabilum, velja greiðslumáta og greiðslustöðu og fleiri síur. Til þess að nálgast þessar upplýsingar þá þarf notandi að hafa bæði stjórnendaaðgang + greiðsluréttindaaðgang hjá félagi (eða viðkomandi deild). 

 

Hér eru skrefin til að nálgast þessar upplýsingar. 

 

1. Opna verður Sportabler admin megin.

Til að hoppa á milli þjálfara sýnar og admin kerfisins þarf að ýta á „Skipta um sýn“ efst í vinstra horninu.

 

2. Þá er hægt að smella á ,,Greiðslur í vinstri valmyndinni.

 

Þá opnast þessi síða með öllum reikningum, færslum og fjárstreymi.   

 


 

Á þessari síðu er hægt að finna alla útgefna reikninga, færslur á bakvið þær ásamt fjárstreymi. Þessar upplýsingar er hægt að sækja í excel og er hér að neðan skýringar við ofangreinda mynd. 

 

Skýringar við mynd hér að ofan eftir númerum

 

1-2:  Leita eftir Reikningum eða Færslum

Þegar notandi greiðir í Sportabler þá verður til reikningur. Það er líka hægt að forskrá notendur og þá verður til reikningur í bið þangað til að þeir borga.

Hver reikningur á síðan margar færslur eftir því hvernig var greitt inná reikninginn.

Dæmi um reikning væri þegar foreldri greiðir fyrir æfingargjöld með korti, frístundastyrk og systkinaafslætti. Þá verður til reikningur með 3 færslum, ein færsla fyrir hverja tengund af greiðslu.Til dæmis ef mig vantar að vita hversu mikið var greitt með frístundastyrk þá leita ég eftir færslum eða ef mig vantar heildar upphæðina á öllum reikningum þá leita ég eftir reikningum.

 

3Leita eftir dagsetningu

Hérna er hægt að velja ákveðin tímabil, eftir því hvenær reikningur/færslan var stofnuð eða eftir dagsetningunum. Við viljum vekja athygli á því að uppgjörstímabil getur verið mismunandi eftir söluaðilum (sjá nánar í kaflanum Uppgjör á kortum og greiðsluseðlum)

 

4-5. Leita eftir ýmsum kröfum með Síu

Reikningur viðtakanda: Listi yfir alla virka reikninga í félaginu

Íþrótt: Listi yfir allar virkar íþróttir/deildir í félaginu

Notandi: Hérna er hægt að leita eftir ákveðnum notanda

Staða: Allir reikningar hafa stöðu og hérna er hægt að leita eftir stöðu

  • Greitt - Búið er að greiða reikninginn

  • Í bið - En verið að bíða eftir greiðslu frá notanda

  • Bakfært - Reikningur hefur verið bakfærður

  • Bakfærslu óskað - Forráðamaður eða iðkandi hefur óskað eftir endurgreiðslu eða ekki er hægt að endurgreiða allan reikninginn sjálfvirkt eins og til dæmis ef hluti af reikningnum var greiddur með frístundastyrk

  • Greiðsludreifing - Reikningur er í greiðsludreifingu

  • Skuldfærsla mistókst - Ein af færslunum í greiðslu dreifingunni mistókst

 

Velja "Leita" Neðst er tafla yfir þá reikninga sem mæta leitarkröfunum.

 

6. Taka út gögnin - Þegar búið er finna þá reikninga sem vantar þá skal að sækja Reikningalista og Færslulista fyrir þessa reikninga undir "Annað" 

 

ATH:  í sumum tilfellum þarf að velja Síuna aftur til þess að hún lokist svo að "Annað" listinn komi í ljós


Í reikningalistanum fá allir reikningar sér línu. 

Í færslulistanum fá allar færslur í reikning sína línu.

Það er gert með því að opna “Annað” og velja annað hvort “Hlaða niður reikningalista” og “Hlaða niður færslulista”

 

Vænt fjárstreymi: Einnig er hægt að skoða fjárstreymi, þ.m.t vænt fjárstreymi og kafa dýpra ofan í hvern lið og sjá hvaða færslur eru á bakvið hvern lið.

 

 

 

2. Bóka Færslur - Aðferðafræði með því að nota Excel skjal Sportabler 

Neðangreind aðferðafræði er til þess að hægt sé að bóka niður færslur á bókhaldslykil. Þetta er nokkuð ítarleg aðferðafræði sem er hugsuð sem milliskref þar til frekari stuðningur/sjálvirkni er komin í kerfið okkar. Þessi aðferða fræði byggir á excel sniðmáti sem við höfum útbúið og krefst smá undirbúnings, en eftir það eru þetta aðeins nokkrir músasmellir við hverja bókun. Við skiptum þessu í eftirfarandi skref

 

  1. Ná í Excel sniðmát og framkvæma Bókunaruppsetningu (undirbúningur)

  2. Taka út gögn fyrir bókhald og mynda bókhaldsfærslur (gert við hvert bókunartímabil)

 

 

Ná í Excel sniðmát

Við höfum útbúið Excel skjal til að auðvelda bókanir út úr kerfinu yfir í bókhaldskerfi, þessi aðferð til að bóka færslur er hugsuð sem milliskref þar til frekari stuðningur (sjálvirkni) er komin í kerfið okkar.

 

Skjalið heitir Abler_bokhald_snidmat.xlsx og má alls ekki eiga við dálka sem eru með gulan bakgrunn, né flipann DO NOT DELETE, en hann þarf að vera í skjalinu.

Hér má nálgast skjalið

 

Bókunaruppsetning

Hér er því lýst hvernig excel skjalið er uppsett, hvernig færðir eru inn bókunarflokkar og bókhaldslyklar og vörpunarreglur. Þessum bókunarflokkum þarf að viðhalda. Þegar nýjar þjónustur (ASHOP) og greiðsluviðburðir (APAY) eru stofnaðir, þá þarf að færa það inn í skjalið svo að vörpunarreglurnar skili því á rétta bókunarflokka. Nú skal útskýrt hvernig skjalið er sett upp. 


  1. 1. Flipinn Bókunaruppsetning inniheldur stofnupplýsingar fyrir bókhaldslykil félagsins, og þarf að setja þarna inn þá lykla sem notaðir eru af Sportabler. Skrá þarf bókunarflokk í dálk I og bókhaldslykilinn í dálk J. Þetta þarf aðeins að gera í fyrsta skiptið sem skjalið er notað. Í þessum flipa eru einnig vörpunarreglur fyrir Reikninga (Tekjubókanir) og Færslur (Greiðslur eftir tegund, sem eru efnahagsmegin). Mismunur er svo bókaður á Biðlykil, sem á að endurspegla summu allra ógreidda reikninga í Sportabler.
  2. 2. Flipinn Bókunaruppsetning inniheldur einnig stofnupplýsingar sem mögulega þarf að viðhalda en það er fyrir Deildir (Sport) dálkur P, og er þá bókhaldsdeild sett í dálk Q og Flokka – dálkur S, og er þá bókhaldsflokkur (vídd2) settur í dálk T, en þetta þarf aðeins að gera ef Deild eða Deild og Flokkur eru notuð sem vídd undir bókhaldslykli.
  3. 3. Undir flipanum Bókunaruppsetning er einnig vörpunarreglur yfir í Bókunarflokka:
    1. a) Tekjuflokkar (Reikningar) – Skrá þarf Þjónustu (Abler Shop) og Greiðsluviðburð (APAY) í dálk A, í dálk B er valinn bókunarflokkur úr fellilista sem að sækir bókunnarflokk úr dálki I. Þetta er sá hluti sem þarf mest viðhald en muna þarf að bæta öllum nýjum þjónustum og greiðsluviðburðum fyrir hverja bókun, t.d. námskeið.
    2. b) Efnahagsliðir / Greiðslur (Færslur) – hér er einnig valinn Bókunarflokkur úr fellilista í dálki G.



Taka út gögn fyrir bókhald og mynda bókhaldsfærslur í Excel Sniðmáti. 

Nú þarf að taka út lista fyrir sama tímabil og uppgjörið nær til: 


  1. Það er gert með því að fara fyrst í Reikningalista (Hvernig það er gert er lýst í leiðbeiningum hér að ofan “Hvar finn ég bókhalds og fjárhagsupplýsingar “).ATH: passa að dagsetningarnar séu valdar eftir “dags stofnað” í SíuGögnin í Reikningalista (excel skjalið sem þú sóttir) eru afrituð (ctrl+A, ctrl+C) og færð inn í flipann “Reikningar”  og hafa sellu A1 valda (ctrl +V) (passa þarf að eyða út eldri gögnum í þessum flipa séu þau til staðar)


  1. Það er gert með því að fara í Færslulista .ATH: passa að dagsetningarnar séu valdar eftir “dags uppfært” í Síu. Gögnin í Færslulista (excel skjalið sem þú sóttir) eru afrituð (ctrl+A, ctrl+C) og færð inn í flipann “Færslu”  og hafa sellu A1 valda (ctrl +V) (passa þarf að eyða út eldri gögnum í þessum flipa séu þau til staðar)


  1. Þegar gögn eru kominn i skjalið: Farið er í flipann Bókhaldsfærslur, en þar er pivot tafla sem þarf að velja og hægri smella yfir, og velja þar Refresh.  Þá verða til bókhaldsfærslur fyrir valið tímabil.

 

3. Uppgjörstímabil á kortum og greiðsluseðlum. 


Uppgjörstímabil er yfirleitt staðlað en getur verið misjafnt eftir þjónstum og samningum söluaðila. Það er því mikilvægt að taka tillit til þess við afstemmingar. Á þjónustuvef Rapyd (sjá neðar) geta allir söluaðilar með Sportabler fengið aðgang að upplýsingum varðandi kortafærslur og uppgjör á þeim.


Fyrir ABLER SHOP, þá er uppgjör færsluhirðis Rapyd á kreditkortum jafnan mánaðarlegt (nema samið sé um annað). Uppgjörstími á mánaðarlegu tímabili hjá KORTA er frá 22. – 21. næsta mánaðar. Uppgjörið er svo greitt út síðasta virka daginn í mánuði, sem er mikil hagræðing fyrir söluaðil


Fyrir ABLER PAY þá uppgjör færsluhrðir jafnan daglegt (nema samið sé um annað). Kreditkortafærslur sem sendar eru inn fyrir kl. 20:30 virka daga eru greiddar út annan virka dag þar á eftir. Daginn eftir að kreditkortafærslur eru sendar inn, er staðfesting á sendingu send með tölvupósti til söluaðila.


Uppgjör mun aðeins fara fram á íslenskum bankadögum, sem eru allir dagar nema laugardagar, sunnudagar og frídagar.


Fyrirkomulag á sendingu uppgjörsyfirlita og daglegs uppgjörs á færslum er eftirfarandi:




Debetkort uppgjör

Uppgjör á innlendum debetkortafærslum eru framkvæmd daglega í gegnum Reiknistofu Bankanna (RB) og fer vinnsla og uppgjör samkvæmt gildandi fyrirkomulagi og reglum debetkortakerfa RB. Færslur þurfa að berast KORTA fyrir kl: 21:00 virka daga til að greiðsla berist söluaðila næsta virka dag.


Samkvæmt gildandi fyrirkomulagi RB er greiðsla þóknunar dregin af uppgjöri 10. næsta mánaðar. Mánaðarleg yfirlit eru send með tölvupósti, almennt um 6. næsta mánaðar.


Annars er vísað til skilmála færsluhirðis, enda er samningssamband á milli færsluhirðis og félags. (Ath. skilmálar kunna að breytast hjá færsluhirði án aðkomu Sportabler)


Þjónustuvefur Rapyd:

Þjónstuvefurinn er á slóðinni https://dashboard.rapyd.net/login . Þar er hægt að framkvæma fletta upp færslum, skoða uppgjör og framkvæmda ýmsar aðgerðir. 

Allir sem eru skráðir prókúruhafar í rammasamning við Rapyd fá sjálfkrafa aðgang að þjónustuvef Rapyd. Hægt er að gefa fleiri aðilum innan söluaðila (félags) aðgang að þessum þjónustuvef. Til þess að gefa fleiri aðilum aðgang þarf að senda tölvupóst á hallo@rapyd.net, og óska eftir aðgangi fyrir viðkomandi. Beiðnin getur komið úr netfangi prókúruhafa, eða frá viðkomandi aðila sem óskar eftir aðgangi en þá þarf prókúruhafi að vera á cc og staðfesta beiðnina. Einnig þarf að tilgreina hvort viðkomandi aðili eigi að fá endurgreiðsluréttindi eða ekki. 


Greiðsluseðlar uppgjör

Greiðslumiðlun Íslands (GMÍ) sér um útgáfu greiðsluseðla.

GMÍ greiðir daglega fyrsta virka bankadag eftir greiðslu greiðsluseðils á bankareikning kröfuhafa (félagið), nema um annað sé samið sérstaklega eins og ef um kröfukaup eða kröfufjármögnun er að ræða þar sem almennt er gert upp mánaðarlega. 

Vegna fyrirspurnar um greiðsluseðla vinsamlegast hafið samband við þjónustuver GMÍ.

Viðskiptavinir geta haft  samband  greidslumidlun@greidslumidlun.is eða í síma 527 5400

Innheimta

Söluaðili stjórnar innheimtuferli í gegnum viðskiptavef Motus og getur þar veitt fresti og fylgst með innheimtu. Einnig getur söluaðili fellt niður stakar greiðslu í Sportabler ef reikningi á að breyta og fer hún þá jafnframt úr innheimtuferli. Hér að neðan er 


Greiðsluseðlar innheimtuferlið: Sé greiðsluseðill ekki greiddur á gjalddaga er send innheimtuviðvörun eftir 10 daga í nafni félagsins og 10 dögum síðar fer krafan í milliinnheimtu hjá Motus samkvæmt samningi þar um, uppgjör vegna milliinnheimtu og kröfuvaktar fer með eins og greiðslur greiðsluseðla. en hálfsmánaðarleg uppgjör vegna löginnheimtu,


Kortafærslur sem fara í innheimtu: Greiðslukortafærslur sem ekki tekst að skuldfæra (reynt er 3x, samtals 1x á dag í 3 daga) og fara í vanskil. Þá stofnast greiðsluseðill með 5 daga gjaldfresti. Ef sá seðill er ekki greiddur þá fer hann í milliinnheimtu eins og lýst er hér að ofan. 


Ég fæ ekki innborgun á bankareikning frá GMÍ (sem er fyrir greiðsluseðla) til að stemma við það sem er greitt skv. skýrslum úr Sportabler, hvað er til ráða?


Ástæðan fyrir mismun skýrist að öllum líkindum af eftirfarandi:


Yfirlit í Sportabler tekur útgefna seðla (staða Væntanlegt) og greidda seðla (staða Greitt). Ástæðan fyrir því er sú að Sportabler veit bara hvort að búið sé að gefa út seðilinn og hvort hann sé greiddur. 


Í uppgjöri frá Greiðslumiðlun Íslands eru aðrir tekju og gjaldaliðir. T.d. Vextir til söluaðila og niðurfellingagjald á greiðsluseðla (290kr á seðil) sem er bætt við eða skuldajafnað við innborganir eftir því sem við á. 


Verið er að vinna á breytingum á uppgjöri greiðsluseðla í Sportabler til að hægt sé að gera ráð fyrir ofangreindum atriðum í yfirlit Sportabler og þægilegra verði fyrir notendur að stemma af uppgjör frá GMÍ. Þá verður í boði að hlaða niður skýrslu þar sem innborganir GMÍ eru sundurliðaðar eftir fjölmörgum víddum, t.d. deild, undirliggjandi viðtökureikning, færslunúmeri, reikningsnúmeri ofl. Þar er einnig hægt að sjá niðurbrot á vöxtum, fjármagnstekjum og niðurfellingagjald. 


Ef þið eruð alveg í spreng fram að því að breytingarnar fara í loftið (Stefnt á að það gerist í September 2021) þá getið þið sent okkur tölvupóst á sportabler@sportabler.com, með titilinn "Stemma af Greiðsluseðla" og taka fram nafn félags, þá fáið þið skýrslu með ölllu frá upphafi árs YTD.