Tilgangur þessarar samatektar er að skýra virkni og skilgreina þær skyldur sem Abler, sinnir f.h. félagsins, í tengslum við þá vinnslu sem samstarfið tekur til. Að öðru leyti er vísað í skilmála Abler sem er að finna á heimasíðu félagsins. 

Abler er hönnuður, eigandi og framleiðandi skipulags- og samskiptahugbúnaðar sem ætlaður er til notkunar í íþróttastarfi. Um er að ræða hugbúnað sem unnt er að nota í tölvum og/eða snjallsímaforritum og heitir Sportabler Organiser, sbr. einnig lýsingu í „Sportabler“ eða „Abler“. „Félagið“ er íþróttafélag eða stofnum með fjölda meðlima og aðstandeda „Notendur“ á öllum aldri.


1. Upplýsingar. Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga


Til að Abler geti veitt þjónustu sína skal félagið veita Abler upplýsingar í samræmi við eftirfarandi: Félagið sér um að færa inn kennitölur iðkenda í SportAbler í viðeigandi flokka. Við skráningu í upphafi getur félagið óskað eftir því að Abler aðstoði það við að setja inn kennitölurnar (hlaða upp iðkendalistum). Félagið skal í framhaldinu bera ábyrgð á að viðhalda iðkendalistum sínum, bæði bæta við og fjarlægja af listanum eftir því sem við á. SportAbler er tengt við þjóðskrá þaðan sem nöfn iðkenda eru sótt. Félagið sér einnig um að stofna aðgang fyrir þjálfara sína með því að setja inn kennitölu viðkomandi, símanúmer og tölvupóstfang. Til þess að iðkandi/foreldri geti stofnað aðgang inn í SportAbler er nauðsynlegt að setja inn tölvupóstfang viðkomandi, sem er þó ekki sýnilegt þjálfurum eða öðrum notendum í hefðbundna SportAbler kerfinu. Stjórnendur geta þó séð tölvupóstfang í stjórnenda viðmóti SportAbler kerfisins, svokölluðu Admin-kerfi. Admin-kerfið er þó aðeins aðgengilegt takmörkuðum hópi stjórnenda sem félagið tilnefnir. Aðstandenda er einnig valkvætt að tilgreina tengsl sín við iðkanda, t.d faðir, móðir, systir o.s.frv. Einnig er hægt að velja „aðstandandi“. SportAbler býður einnig aðstandendum að setja inn kennitölu og símanúmer, en þessar upplýsingar eru valkvæðar. Iðkandi getur einnig sett inn símanúmer. Rafræn auðkenning (Íslykilsauðkenning eða Rafræn skilríki í síma) er nauðsynleg til að hægt sé að útdeila rafrænum frístundastyrk sveitafélaganna eða fjölskylduafsláttum í þeim tilvikum sem það á við. Tilgangur upplýsingaöflunarinnar er að búa til vettvang til að bæta utanumhald um hvern æfingaflokk hjá félaginu, gera aðgengi að upplýsingum einfaldara og þægilegra og auka þannig yfirsýn notenda yfir dagskrá sína, og að einfalda samskipti notenda við þjálfara hjá félaginu. Abler er heimilt að vinna, f.h. félagsins, framangreindar upplýsingar sem eru honum nauðsynlegar til þess að veita þjónustu sína, og í þeim tilgangi sem lýst er í þessari grein 2. Abler er heimilt að safna ópersónugreinanlegum upplýsingum um notendur SportAbler og notkun á hugbúnaðinum gagnagrunn sinn. Tilgangur þeirrar gagnaöflunar er t.a.m. að nota gögn og notkunarupplýsingar til að þróa og bæta hugbúnaðinn, og í einhverjum tilvikum svo hægt sé að greina þróun í íþrótta- og tómstundastarfi. Einu upplýsingarnar sem SportAbler kann í kjölfarið að deila með þriðja aðila eru tölfræðiskýrslur og/eða – greiningar sem byggja á samantektum og ópersónugreinanlegum gögnum frá hópi notenda SportAbler. Abler er heimilt að senda út kannanir til notenda SportAbler, sem notendur hafa val um að svara, og gerir félagið ekki athugasemd við það. Tilgangur þeirra kannanna er að efla íþróttastarf og auka notagildi hugbúnaðarins, m.a. með því að greina þróun og árangur í íþrótta- og tómstundastarfi, notendum og félaginu til hagsbóta. Kannanirnar geta þannig t.a.m. haft það að markmiði að kanna viðhorf notenda til íþrótta- og tómstundarstarfs, líkamlegt og andlegt atgervi notenda, þjónustustig sveitafélags eða íþróttafélaga o.s.frv., allt í því skyni að efla íþróttastarf hér á landi. Abler kann að starfa með þriðju aðilum við gerð slíkra kannana, einkum háskólum eða öðrum rannsóknarstofnunum, en mun þá tryggja trúnað og að lögum og reglum um meðferð persónuupplýsinga sé fylgt. Félagið hefur verið upplýst um að einu upplýsingarnar sem SportAbler kann í kjölfar slíkra kannana að deila með þriðja aðila eru tölfræðiskýrslur og/eða -greiningar sem byggja á samantektum og ópersónugreinanlegum gögnum frá hópi notenda SportAbler


2.Skyldur félagsins


Félagið skuldbindur sig til að afhenda Abler þær upplýsingar sem tilgreindar eru í grein 2, í samræmi við tilgang vinnslunnar; skrá skriflega öll þau fyrirmæli varðandi vinnslu sem beint er að Abler; tryggja, fyrir og á meðan á vinnslu stendur, að félagið starfi í samræmi við þær kröfur sem gerðar eru til þess samkvæmt almennu persónuverndarreglugerðinni, og  hafa yfirumsjón með vinnslu upplýsinga samkvæmt samningi þessum, þ.m.t. framkvæma úttektir telji félagið þörf á því. Félagið skuldbindur sig til að tilnefna innleiðingarstjóra. Innleiðingastjóri verður megin tengiliður félagsins, sem ábyrgðaraðila, við Abler í tengslum við notkun og uppsetningu SportAbler. Starf innleiðingastjóra er mikilvægt og má áætla að starfið krefjist a.m.k. vinnu í nokkrar klukkustundir í viku hverri fyrir hverja meðalstóra deild á meðan á innleiðingu stendur. Innleiðingarstjóri mun leiða innleiðingu hugbúnaðarins hjá notanda. Í því felst meðal annars að fylgja eftir þjálfun þjálfara félagsins í hugbúnaðinum og veita iðkendum og foreldrum aðstoð til dæmis með því að vera viðstaddur foreldrafundi eftir þörfum. Þjálfarar félagsins munu hafa aðgang að innleiðingarstjóra í tengslum við notkun kerfisins. Félagið metur hvort þörf sé á því, vegna fjölda iðkenda, að hafa tvo innleiðingarstjóra eða fleiri. Abler getur útvegað innleiðingastjóra og verður þá samið sérstaklega um kostnað vegna slíks. Félagið tilnefnir eftirtalda aðila sem innleiðingarstjóra félagsins (unnt er að skipta um innleiðingarstjóra á gildistíma samningsins með tilkynningu til Abler): Félagið ber ábyrgð á því að upplýsingar sem færðar eru í hugbúnað Abler vegna starfsemi þess séu réttar. Abler getur aðstoðað við uppsetningu iðkendalista en upplýsingar sem færðar eru inn í hugbúnaðinn munu eingöngu koma frá félaginu, starfsmönnum þess eða iðkendum. Abler ber ekki ábyrgð á því að upplýsingar sem berast frá félaginu séu réttar. Félagið ber ábyrgð á að aðilar á hans vegum, þ.m.t. þjálfarar, innleiðingarstjóri og annað starfsfólk, sem kann að hafa aðgang að upplýsingum um iðkendur í gegnum hugbúnaðinn, umgangist slíkar upplýsingar með virðingu og noti ekki í tilgangi sem samræmist ekki tilgangi með öflun þeirra. Abler ber ekki ábyrgð, hvorki beint né óbeint, á því hvernig félagið eða aðilar á þess vegum umgangast slíkar upplýsingar.

3. Skilaboð

 

Í skilaboðakerfi Sportabler er hægt að senda einkaskilaboð eða hópskilaboð. Hér er hægt að sjá meira um skilaboð í appi og hér í vefkerfi. Félagið og notendur hugbúnaðarins eru ábyrgir fyrir öllu efni sem þeir birta í hugbúnaði Abler og öllum skilaboðum sem þeir senda. Abler ber ekki undir neinum kringumstæðum ábyrgð á orðum eða athöfnum félagsins, eða aðila á þess vegum, í hugbúnaðinum, né heldur orðum eða athöfnum annarra notenda hugbúnaðarins.

 

Nánar um sýnileika skilaboða: Skilaboð eru einunigs sýnileg þeirra sem eru í viðkomandi spjalli. Ef send eru einkaskilaboð á notendur (t.d. á þjálfara) þá eru þau skilaboð einungis sýnileg á milli tveggja aðila. Sé um hópskilaboð að ræða (i.e. hópspjall) þá er skilaboð sýnileg öllum meðlimum hópspjallsins. Það er alltaf hægt að sjá hverjir eru meðlimir í hópskilaboðum með því að smella á titil skilaboðsins í appinu eða skoða meðlimi skilaboðs í vefútgáfunni. Einnig er hægt að fjarlægja og bæta við meðlimum í hópskilaboð, og mun þá tilkynning berast öllum meðlimum þess efnis. 

 

4. Mæting


Mæting (Mæti / Mæti ekki) og upplýsingar tengt henni eru mikilvægur hluti í undirbúningi skipuleggjenda. Mæting og mætingarhlutfall er skráð í kerfi Abler. Allir iðkendur (+ aðstandendur) geta séð vænta mætingu á viðburði sem þeir hafa aðgang að. Hinsvegar getur þjálfari gert breytingar í svokölluðum kladda sínum og er mætingarhlutfall reiknað útfrá því. Hér er þetta úskýrt nánar.

 

Félagið getur með stillingum ráðið því hver sýnileiki slíkrar mætingar sé og er um 3 Valmöguleika að ræða, í nánast öllum tilfellum hefur félagið valið #2.

Valmöguleiki 1: Mætingarhlutfall sýnilegt öllum, 

Valmöguleiki 2: Mætingarhlutfalll er sýnilegt iðkenda (+ aðstandendum) og þjálfara 

Valmöguleiki 3: Mætingarhlutfall er einungis sýnilegt þjálfara velja það að mætingarhlutfall sé ekki sýnilegt. 

 

Skilaboð sem send eru þjálfara í tengslum við mætingu eru sýnileg þjálfara og stjórnendum (ekki öðrum iðkendum eða foreldrum). 


5. Aðgangsstýringar í kerfum Abler eru eftirfarandi:  

 

Innan flokks: Allir meðlimir innan ákveðins flokks t.d. 5.fl.kvenna. Lang flestir notendur hafa þennan aðgang, sem þýðir að þeir sjá aðeins upplýsingar um viðkomandi aðila sem er innan flokksins. Þetta á við um iðkendur, foreldra og þjálfara. 


Innan deildar stjórnendaaðgangur: Allir meðlimir innan deildar (iðkendur, foreldrar, þjálfarar). Þetta er takmarkaður stjórnendaaðgangur, t.d. fyrir yfirþjálfara deildar. 

 

Innan félags stjórnendaaðgangur: Allir meðlimir innan deildar (iðkendur, foreldrar, þjálfarar).. Þetta er heildrænn stjórnendaaðgangur, en hann er ætlaður skrifstofu og stjórnendum.